Ce que coûte une rentrée, et le moment où vous le savez
Le coût d’une rentrée se fixe avant qu’elle commence et se découvre après coup. Les heures que personne n’a comptées, les cours pourvus tard et les départs non remplacés arrivent toujours en retard dans le budget.
« Cette rentrée nous coûte combien, vraiment ? » La question revient chaque automne en comité de direction, et elle n’a pas de réponse publiée. Chercher le coût de la rentrée en ligne mène au budget de l’étudiant : 3 239,79 € en 2026, selon l’indicateur annuel de la FAGE . Personne ne publie le coût d’une rentrée vu depuis l’école. Nous ne le ferons pas non plus, car il dépend de vos cours, de vos campus et de vos tarifs.
Le montant n’est d’ailleurs pas le vrai sujet. Une direction sait tenir un budget serré, à condition de le connaître à temps. Ce qui la met en difficulté, c’est le moment où elle l’apprend.
Le coût d’une rentrée n’est pas le problème. Le problème, c’est le moment où vous l’apprenez. Un budget qui se met à jour à chaque recrutement le montre avant la rentrée, pas après.
Cet article suit ce décalage : les hypothèses sur lesquelles le budget se vote, les trois dépenses qui arrivent en retard, la raison pour laquelle le tableur les voit en dernier, et ce qu’une direction devrait pouvoir lire à dix jours de la rentrée.
Un budget se vote sur des hypothèses, la rentrée les vérifie
Le budget d’une rentrée se vote avant qu’elle commence. À ce moment, deux choses restent inconnues : combien d’étudiants viendront, et ce que coûteront vraiment les cours qu’il faudra leur donner.
Le rapport du Hcéres sur MBS School of Business, publié le 21 mai 2026 , montre ce que cet écart produit quand il dure. Les évaluateurs constatent que « les hypothèses de recrutement inscrites dans les lettres de cadrage budgétaire depuis 2022, pour les différentes formations, ne se sont pas réalisées ». Il s’agit ici des étudiants, dont les droits de scolarité font plus de 35 % des recettes d’exploitation de l’école. Le résultat annuel est passé de 2,66 M€ en 2019-2020 à un déficit de 69 994 € en 2023-2024. La trésorerie est tombée de 2,26 M€ à 86 869 € en un exercice.
Aucun de ces chiffres n’était caché. Chacun est apparu à la clôture des comptes, un an après la décision qu’il aurait dû éclairer.
L’apprentissage suit la même logique. Chez MBS, l’alternance pèse encore 49 % des revenus, selon le même rapport. Pour 2027, le Premier ministre a écrit aux entrepreneurs, le 9 septembre, que le financement des CFA et les aides à l’embauche des apprentis seraient « sanctuarisés » (TPE Actu ). Le 28 septembre, le Synofdes et Les Acteurs de la compétence anticipaient pourtant des baisses de 10 à 30 % dans le supérieur, selon CPFormation . C’est une estimation des fédérations, pas une donnée officielle. Le projet de loi de finances pour 2027, présenté le 1er octobre selon l’invitation de Bercy , doit encore être voté.
Une école vote donc son budget avant de connaître ses inscrits, et avant que l’État ait fixé ce qu’il financera. Aucune direction n’y peut rien. Elle peut en revanche raccourcir le délai entre une décision, comme un recrutement ou un tarif accepté, et le moment où son budget la voit.
Trois dépenses qui arrivent en retard dans le budget
Côté dépenses, le budget part de la maquette : tant de cours, tant d’heures, à tel tarif. Trois dépenses échappent à ce calcul. Chacune se découvre après la décision qui l’a créée.
Les heures que personne n’a comptées
Un tarif horaire paie une heure de cours. Il ne dit pas toujours ce qu’il couvre autour : la préparation, la correction, les réunions, le suivi des étudiants.
En Australie, la question vient d’être tranchée. Le 17 mars 2026, la Cour fédérale, en appel, a jugé que le temps de travail associé à un cours « n’englobe pas ordinairement » la correction des évaluations d’une matière, qui se paie à son propre tarif (l’arrêt Fair Work Ombudsman v Torrens University ). Torrens University, une université privée, versait à une intervenante qui concevait, donnait et évaluait des matières entières le seul tarif horaire du cours. La Cour a nommé le mécanisme : dans cette lecture, un employeur peut exiger beaucoup de correction sans payer davantage, parce que la part de temps associé est fixe et ne varie pas avec la taille de la cohorte.
Le 12 août, la High Court a refusé d’entendre l’appel de Torrens (Future Campus ). Le 18 septembre, une action collective a été lancée au nom de plus de 1 000 intervenants de l’université, pour la correction, le suivi des étudiants, la modération, la formation et les réunions depuis septembre 2020 (HR Leader ). Leur avocat, Hayden Stephens, résume la demande : ils ne veulent pas d’augmentation, ils veulent être payés pour le travail qu’on leur a demandé (HR Leader ).
Le droit australien ne s’applique pas à une école française. Le mécanisme, lui, se retrouve partout : une heure que le budget n’a pas comptée ne disparaît pas. Elle revient plus tard, en rappel de salaire. Le syndicat australien NTEU chiffre les sommes dues dans les universités du pays à plus de 450 millions de dollars australiens, provisions comprises, dans son décompte du 17 mars 2026 (NTEU ). Savoir ce que couvre le tarif d’une matière, avant de recruter, est une question à part entière.
Les cours pourvus au dernier moment
La deuxième question d’une direction à la rentrée est plus simple : à dix jours de la rentrée, combien de cours n’ont pas encore d’intervenant ?
Chaque cours sans intervenant est une ligne du budget dont le coût n’existe pas encore. Le tableur y porte une estimation. Le vrai chiffre arrive quand quelqu’un est retenu, et le tarif se négocie alors dans l’urgence, parce qu’un cours sans intervenant ne peut pas attendre. Tant que le recrutement n’est pas fini, la direction lit un budget qui mêle des coûts engagés et des coûts supposés, sans toujours savoir lesquels sont lesquels.
Trouver ces intervenants est un autre sujet. Pour le budget, une seule chose compte : savoir, cours par cours, ce qui est engagé et ce qui reste une hypothèse.
Les départs non remplacés
La troisième dépense tardive est la plus discrète, car elle prend d’abord la forme d’une économie.
Selon EducPros , MBS a décidé de ne pas renouveler ses départs à la retraite, et cette réorganisation « a permis d’économiser trois à quatre millions sur un an », sur un budget total de 43 M€. « Nous sommes en excédent sur le budget prévisionnel 2026-2027 », indique son directeur général, Mohamed Afennich. Le Hcéres décrit la même politique, menée depuis 2024 pour réduire la masse salariale de 3 %, dans une école où elle pèse 60 % du budget (rapport du Hcéres ).
L’économie se lit tout de suite, sur une ligne. Ce qui part avec la personne n’a pas de ligne. Le même rapport du Hcéres relève « différents départs à des postes-clés ces derniers mois ». Il recommande d’accompagner le changement et de prévenir les risques psycho-sociaux, « afin de préserver un collectif de travail qui sera soumis à des tensions croissantes ».
Rien ne dit que MBS paiera ces départs plus tard. La décision peut être la bonne, et l’école l’a prise en connaissance de cause. La question est comptable : dans un budget, un départ non remplacé apparaît comme un gain l’année où il a lieu. Son coût, en savoir perdu et en charge reportée sur d’autres, se découvre à la rentrée suivante, quand quelqu’un cherche une réponse que seule la personne partie connaissait. Ce que l’école perd alors mérite son propre examen.
Pourquoi le tableur l’apprend en dernier
Notre page d’accueil résume le problème d’une ligne : « Vous découvrez le coût de la rentrée après coup, dans un tableur. » Le tableur calcule juste. Son défaut tient à son horloge.
Un coût naît quand une décision se prend : un intervenant retenu, un tarif accepté, des heures ajoutées, un dépassement toléré. Ces décisions se prennent dans des mails, au téléphone, sur un campus. Le tableur du siège ne les voit que lorsque quelqu’un les y recopie. Entre les deux, le budget affiché est faux, et personne ne sait de combien.
Dans une école multi-campus, le décalage se multiplie. Chaque campus tient sa part, et le siège consolide quand les fichiers remontent. La direction lit alors l’état de sa rentrée dans l’ordre où les fichiers arrivent, pas dans l’ordre où les décisions ont été prises.
Combien coûte vraiment une rentrée ?
Le coût réel d’une rentrée est la somme, cours par cours, de ce que chaque cours ouvert coûte une fois donné : les heures faites, au tarif payé, plus ce que le tarif ne couvrait pas. Il n’existe pas de coût moyen qui vaille pour toutes les écoles, parce qu’il dépend de la maquette, des campus et des tarifs de chacune. La vraie question est le moment où ce chiffre devient connu.
Une direction le connaît par étapes, et chaque étape réduit la part d’hypothèse.
Une direction qui découvre le coût à la clôture a raison sur le chiffre et tort sur le calendrier. Plus le chiffre remonte tôt dans ce tableau, plus il reste de décisions possibles : ouvrir ou fusionner un groupe, accepter ou refuser un tarif, arbitrer un dépassement.
À dix jours de la rentrée, ce qu’une direction doit pouvoir lire
À dix jours de la rentrée, quatre réponses suffisent à savoir où en est le budget :
- Les cours encore sans intervenant, campus par campus.
- Le budget déjà engagé par les intervenants retenus, et ce qui reste de l’enveloppe.
- Les cours dont le tarif dépasse le plafond, et qui a accepté ce dépassement.
- Les heures que le tarif ne couvre pas, prévues ou non.
Si ces quatre réponses demandent trois appels et un fichier consolidé à la main, le coût de la rentrée se découvrira après coup. Tenir un plafond sans bloquer chaque recrutement pose ses propres questions, tout comme les heures que la rentrée prend à vos équipes, en relances et en ressaisies. Elles partent toutes du même point : une information qui arrive dans l’ordre où les fichiers remontent, et que la direction lit en dernier.
Ce que fait Subrequest, et ce qu’il ne fait pas
C’est le rôle d’Aristote, le module qui pilote chaque cours de A à Z. Le budget se met à jour dès qu’un intervenant est retenu, face à l’enveloppe du campus. Le tableau de bord porte le coût de la rentrée et le suivi de chaque cours, et le siège voit, pour chaque campus, ce qui est planifié et ce qui reste à planifier. Si l’école le décide, tout ce qui dépasse le plafond nécessite une dérogation, motivée et tracée. Le Socle fixe la fourchette de tarifs de chaque matière. Vous payez les heures faites, pas les heures prévues, et un écart se voit avant d’être payé. Quand quelqu’un part, l’historique reste.
Subrequest ne vous dira pas combien doit coûter votre rentrée. Il ne publie aucun coût moyen et ne promet aucun nombre d’heures gagnées, car personne ne les a mesurés. Il fait en sorte que le chiffre lu par la direction soit celui du jour, pas celui de la dernière mise à jour du tableur.
Le coût d’une rentrée se connaît dès qu’un intervenant est retenu
Une direction découvre le coût de sa rentrée après coup : chaque coût naît d’une décision, comme un intervenant retenu, que le tableur ne voit qu’une fois recopiée. Elle pourrait le connaître dès cette décision. Chez MBS School of Business, le Hcéres constate que les hypothèses de recrutement d’étudiants inscrites au budget depuis 2022 « ne se sont pas réalisées ».
Pour voir ce que votre direction pourrait lire à dix jours de la prochaine rentrée, prenez rendez-vous.